Il Titolare del trattamento è il Comune di Noventa Vicentina, Piazza IV Novembre 1, 36025 Noventa Vicentina, tel. 0444 788511.

Il Responsabile della protezione dei dati è contattabile all’indirizzo e-mail: rpd@comune.noventa-vicentina.vi.it.

I dati personali forniti dagli interessati sono trattati nei limiti di quanto è strettamente necessario allo svolgimento delle attività istruttorie necessarie a verificare la fondatezza delle circostanze rappresentate nella segnalazione di illeciti previsti dalla normativa in materia di Whistleblowing.

La base giuridica si fonda sull’obbligo di legge, il D. Lgs. 24/2023.

Il trattamento in oggetto esclude qualunque tipo di processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all’art. 22 par 1 e 4 del Reg. UE 2016/679, e ha inizio solamente quando un interessato decide di effettuare una segnalazione. Ne consegue che il conferimento dei dati personali non è obbligatorio ma è un esclusiva facoltà dell’interessato. L’interessato può decidere di effettuare una segnalazione attraverso le seguenti modalità: utilizzando la piattaforma appositamente dedicata allo scopo (https://noventa-vicentina.segnalazioni.net/), via e-mail o via PEC, con canale cartaceo oppure verbalmente, utilizzando la piattaforma o al di fuori della stessa. Tuttavia, si raccomanda fortemente di utilizzare in via preferenziale la piattaforma perché è il canale di segnalazione che garantisce il maggior grado di riservatezza per gli interessati.

I dati personali raccolti vengono trattati esclusivamente da soggetti formalmente autorizzati che operano sulla base di specifiche istruzioni fornite in ordine  a finalità e modalità di trattamento.

Modalità di trattamento tramite piattaforma

. L’acquisizione e la conseguente gestione della segnalazione nonché dell’identità del whistleblower mediante la piattaforma avviene a cura del Responsabile della Prevenzione della Corruzione e Trasparenza (RPCT) che opera nel rispetto della confidenzialità del segnalante. In caso di assenza, il RPCT sarà sostituito dal vicario, il quale sarà tenuto ai medesimi obblighi di riservatezza. L’Ente ha adottato adeguate misure di sicurezza logiche, fisiche e organizzative, per fare in modo che nessun’altra persona appartenente all’Ente possa accedere ai dati contenuti nella segnalazione.

Si precisa che la piattaforma Soluzioni.Net è collocata presso un Data center situato in Italia, gestito da un fornitore italiano di comprovata esperienza e affidabilità; quest’ultimo è stato formalmente nominato Responsabile del trattamento e adotta adeguate misure di sicurezza.

Il processo di segnalazione scritta e verbale si svolge secondo le seguenti fasi:

•     la segnalazione scritta viene effettuata attraverso la compilazione di un questionario;

• la segnalazione verbale avviene mediante la registrazione di un messaggio vocale che, prima di essere archiviato, viene distorto in modo da impedire il riconoscimento del segnalante;

•     la segnalazione viene ricevuta dal RPCT e da lui gestita in modo da garantire la segretezza del segnalante;

•     al momento dell’invio della segnalazione, il segnalante riceve un codice che gli consentirà l’accesso nuovamente al fine di verificare la risposta del RPCT e dialogare con quest’ultimo rispondendo a eventuali richieste di chiarimenti o approfondimenti;

•     la segnalazione può essere fatta da qualsiasi dispositivo digitale (pc, tablet, smartphone) sia dall’interno dell’Ente che dal suo esterno.

Le segnalazioni anonime verranno prese in carico soltanto se è adeguatamente circostanziate.

Modalità di trattamento mediante segnalazione via e-mail e via PEC

Le segnalazioni inoltrate dagli interessati via e-mail o via PEC vengono acquisite e lette in prima battuta dagli operatori dell’Uff. Protocollo i quali, opportunamente autorizzati e istruiti in tal senso, registrano la comunicazione protocollandola in una forma riservata che, da quel momento in poi, sarà accessibile esclusivamente al RPCT. Si rassicura l’interessato che anche il personale operante all’interno dell’Uff. Protocollo è tenuto al segreto.

Segnalazione pervenuta con canale cartaceo

La segnalazione cartacea sarà acquisita in forma digitale dal protocollo riservandola al RPCT con la stessa procedura di cui al punto precedente (via e-mail o PEC); l’RPCT conserverà l'originale in un luogo sicuro.

Segnalazione verbale al di fuori della piattaforma

La segnalazione potrà essere raccolta anche oralmente al di fuori della piattaforma attraverso linee telefoniche, con sistemi di messaggistica vocale o incontro diretto (su richiesta); in tal caso l’ufficio Segreteria metterà in contatto il soggetto segnalante con il RPCT.

In conformità alle disposizioni della norma, i dati possono formare oggetto di comunicazione solo se strettamente necessario ai seguenti soggetti: all’ANAC, alla Corte dei conti e all’Autorità giudiziaria. In tali eventualità, nell'ambito del procedimento penale, l'identità del segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall'articolo 329 del codice di procedura penale; nell'ambito del procedimento dinanzi alla Corte dei conti, l'identità del segnalante non può essere rivelata fino alla chiusura della fase istruttoria; nell'ambito del procedimento disciplinare l'identità del segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell'addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione. I predetti dati non saranno in nessun caso diffusi.

I dati personali sono conservati in server localizzati all’interno della UE e non vengono in nessun caso trasferiti in paesi extra-U.E..

Il periodo di conservazione delle informazioni riguardanti le segnalazioni e tutti i documenti trattati successivamente nel corso di un eventuale procedimento è pari a 5 anni dal termine del procedimento scaturito dalla segnalazione, in conformità al D. Lgs. 24/2023. Le medesime informazioni potranno essere conservate per tempi più lunghi solamente nei casi in cui a richiederlo sia l’Autorità Giudiziaria. Le segnalazioni prive di fondamento non verranno conservate.

In ogni momento gli interessati potranno esercitare i loro diritti, in qualità di interessati, nei confronti del Titolare del trattamento, in particolare potranno:

1. chiedere l’accesso ai dati personali che li riguardano, la rettifica, l’integrazione o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento;
2. ottenere la portabilità dei dati che li riguardano;
3. revocare, in qualsiasi momento, il consenso al trattamento dei propri dati in precedenza prestato;
4. opporsi, in tutto o in parte, al trattamento dei loro dati;
5. proporre reclamo ad un’Autorità di controllo;

Gli interessati potranno esercitare i loro diritti con richiesta scritta inviata al titolare del trattamento all’indirizzo  e-mail privacy@comune.noventa-vicentina.vi.it .