Procedura per le segnalazioni di illeciti e irregolarità
Definizioni
Con l’espressione WHISTLEBLOWER si fa riferimento al soggetto che segnala agli organi legittimati ad intervenire violazioni di normative nazionali o europee commesse ai danni dell’interesse pubblico (o di un ente privato) di cui sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo.
La segnalazione (cd. whistleblowing), in tale ottica, è un atto di manifestazione di senso civico, attraverso cui il whistleblower contribuisce all’emersione e alla prevenzione di rischi e situazioni pregiudizievoli per l’amministrazione di appartenenza e, di riflesso, per l’interesse pubblico collettivo.
Il whistleblowing è la procedura volta ad incentivare le segnalazioni e a tutelare, proprio in ragione della sua funzione sociale, il whistleblower.
In particolare, i dipendenti pubblici che segnalano un illecito non possono essere sottoposti a provvedimenti disciplinari e sono protetti contro le azioni ritorsive. Nel settore privato, le imprese hanno l’obbligo di prevedere le medesime tutele nei propri modelli organizzativi.
- FONTE NORMATIVA E NATURA DELL’ISTITUTO
I riferimenti normativi, sempre aggiornati, sono consultabili al link https://www.segnalazioni.net/normativa-e-compliance-sul-whistleblowing/ .
- SCOPO E FINALITA’ DELLA PROCEDURA
- SOGGETTI CHE GODONO DI PROTEZIONE IN CASO DI SEGNALAZIONE (SEGNALANTE E ALTRI SOGGETTI)
I soggetti ai quali l'ordinamento garantisce adeguata protezione e tutela in caso di segnalazione, denuncia o divulgazione pubblica sono i seguenti:
1.Dipendenti delle Pubbliche Amministrazioni;
2. Dipendenti delle Autorità amministrative indipendenti;
3. Dipendenti degli enti pubblici economici
4. Dipendenti di enti di diritto privato sottoposti a controllo pubblico;
5. Dipendenti delle società in house;
6. Dipendenti degli organismi di diritto pubblico;
7. Dipendenti dei concessionari di pubblico servizio;
8. Dipendenti del settore privato;
9. Lavoratori autonomi o collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti del settore pubblico o del settore privato;
10. Volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso soggetti del settore pubblico o del settore privato
11. Liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività presso soggetti del settore pubblico o del settore privato
12. Gli Azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto, presso soggetti del settore pubblico o del settore privato.
La tutela è riconosciuta, oltre che ai soggetti segnalanti, anche a quei soggetti che potrebbero essere destinatari di ritorsioni in ragione del ruolo assunto nell’ambito del processo di segnalazione e precisamente:
1. Facilitatore, persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata
2. Persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante, e persone che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado
3. Colleghi di lavoro del segnalante
4. Enti di proprietà del segnalante,
5. Enti presso i quali il segnalante lavora
6. Enti che operano nel medesimo contesto lavorativo del segnalante.
- OGGETTO DELLA SEGNALAZIONE
Sono oggetto di segnalazione le informazioni sulle violazioni di normative nazionali e dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’ente pubblico (o privato) commesse nell’ambito dell’organizzazione dell’ente con cui il segnalante intrattiene un rapporto qualificato di collaborazione (tra quelli elencati al precedente punto 3).
Le informazioni sulle violazioni possono riguardare anche le violazioni non ancora commesse che il whistleblower, ragionevolmente, ritiene potrebbero esserlo sulla base di elementi concreti. Tali elementi possono essere anche irregolarità e anomalie (indici sintomatici) che il segnalante ritiene possano dar luogo ad una violazione.
Le informazioni sulle violazioni devono essere apprese nel contesto lavorativo del segnalante, non solo con riguardo a chi ha un rapporto di lavoro “in senso stretto” con l’organizzazione dell'ente per cui lavora ma anche a coloro che hanno instaurato con tale ente altri tipi di rapporti giuridici, come consulenti, collaboratori, volontari, tirocinanti, persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, e ciò anche quando si tratta di fasi precontrattuali, periodi di prova o situazioni successive allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.
Infine, possono essere segnalati i fatti appresi in virtù dell’ufficio rivestito ma anche notizie acquisite in occasione e/o a causa dello svolgimento delle mansioni lavorative, sia pure in modo casuale.
FATTISPECIE DELLE VIOLAZIONI SEGNALABILI:
- Violazioni del diritto nazionale
- Illeciti civili
- Illeciti amministrativi
- Condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. n. 231/2001 (enti privati)
- Illeciti penali
- Illeciti contabili
- Irregolarità che possono costituire “elementi concreti” (indici sintomatici) tali da far ritenere al segnalante che potrebbe essere commessa una violazione
- Violazioni del diritto dell’UE
- Violazioni che ledono gli interessi finanziari dell'Unione Europea
- Violazioni riguardanti il mercato interno, che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali
- Violazioni che vanificano l'oggetto o la finalità delle disposizioni dell'Unione Europea nei settori sopra indicati.
Il whistleblowing non riguarda contestazioni di interesse personale del segnalante o rivendicazioni/istanze attinenti al proprio rapporto individuale di lavoro, per le quali occorre fare riferimento alla disciplina e alle procedure di competenza del Servizio del Personale.
- CONTENUTO DELLE SEGNALAZIONI
Il whistleblower deve fornire tutti gli elementi utili a consentire agli uffici competenti di procedere alle dovute ed appropriate verifiche ed accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione.
In particolare, è necessario risultino chiare:
- se conosciute, le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
- la descrizione il più possibile chiara e completa del fatto;
- se conosciute, le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati (ad esempio la qualifica o il settore in cui svolge l’attività);
- le generalità del soggetto che effettua la segnalazione con indicazione della posizione o funzione svolta all'interno dell'ente o dell’attività svolta nell’ambito di rapporto di collaborazione con l’ente.
È utile anche allegare eventuali documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.
Le segnalazioni anonime, vale a dire prive di elementi che consentano di identificare il loro autore, anche se recapitate tramite le modalità previste dal presente documento, non verranno prese in considerazione nell’ambito delle procedure volte a tutelare il dipendente pubblico che segnala illeciti, ma verranno trattate alla stregua delle altre segnalazioni anonime e prese in considerazione per ulteriori verifiche solo se relative a fatti di particolare gravità e con un contenuto che risulti adeguatamente dettagliato e circostanziato. Resta fermo il requisito della veridicità dei fatti o situazioni segnalati, a tutela del denunciato.
Tuttavia, qualora la persona venga successivamente identificata e abbia subito ritorsioni si applicano le misure di protezione per le ritorsioni previste per il whistleblowing.
- MODALITA’ E DESTINATARI DELLA SEGNALAZIONE
a) I canali interni
La gestione della segnalazione mediante il canale interno è affidata al Segretario comunale nella sua qualità di Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza del Comune (RPCT), che rilascia alla persona segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione, mantiene le interlocuzioni con la persona segnalante, dà un corretto seguito alle segnalazioni ricevute e infine fornisce un riscontro alla persona segnalante.
Il Comune di Noventa Vicentina mette a disposizione del whistleblower un applicativo software accessibile al link: https://noventa-vicentina.segnalazioni.net/.
L’applicativo software consente anche di effettuare segnalazioni verbali e garantisce un’adeguata riservatezza del segnalante e della segnalazione mediante tecniche di crittografia dei dati, rendendole accessibili esclusivamente al soggetto ricevente. Per queste ragioni l’utilizzo della piattaforma è indicato dal Comune di Noventa Vicentina quale mezzo di segnalazione preferenziale rispetto alle altre tipologie.
Se dovessero tuttavia pervenire segnalazioni al di fuori della piattaforma https://noventa-vicentina.segnalazioni.net/, le stesse verranno recepite e trattate secondo i principi stabiliti in materia di whistleblowing.
Verranno dunque assunte le seguenti modalità.
- Modalità di trattamento mediante segnalazione via e-mail e via PEC.
Le segnalazioni inoltrate dagli interessati via e-mail o via PEC vengono acquisite e lette in prima battuta dagli operatori dell’Ufficio Protocollo i quali, opportunamente istruiti in tal senso, dovranno prevedere una protocollazione c.d. “riservata”. Detto protocollo sarà visualizzabile esclusivamente dal Segretario comunale in qualità di RPCT.
- Modalità di trattamento mediante segnalazione pervenuta in formato cartaceo
In caso di segnalazioni scritte, il documento verrà protocollato in forma riservata (solo il destinatario della missiva ha accesso al documento), imbustato e trasmesso al Segretario comunale in qualità di RPCT con la dicitura “riservato/personale”. Il documento verrà custodito dal RPCT in armadio chiuso a chiave nel proprio ufficio.
Il segnalante, ai fini di una maggiore sicurezza della propria identità personale, potrà inviare tramite raccomandata AR tre buste: la prima con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento; la seconda con la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione. Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata al RPCT”. La terza busta, senza aprirla, verrà dall’addetto protocollata in modo riservato e trasmessa al RCPT.
- Modalità di trattamento mediante segnalazione orale al di fuori della piattaforma
In caso di segnalazione verbale attraverso linee telefoniche, con sistemi di messaggistica vocale o incontro diretto (su richiesta), l’ufficio Segreteria metterà in contatto il soggetto segnalante con il RPCT.
Tramite la segnalazione verbale, la tutela della identità personale del segnalante può risultare in concreto più debole a causa della sua stessa natura, che impone la presenza fisica del segnalante presso i locali comunali. La segnalazione scritta mediante piattaforma è suggerita in via prioritaria.
Ogni singola segnalazione pervenuta al di fuori della piattaforma verrà caricata in quest’ultima dal Segretario comunale, in qualità di RPCT. Sarà cura dello stesso fornire al soggetto segnalante una password al fine di consentire a questi di monitorare la propria segnalazione all’interno della piattaforma.
Le segnalazioni anonime effettuate fuori piattaforma verranno registrate e trattate solo se in presenza di elementi contenutistici tali da consentirne la trattazione.
Per ogni modalità di segnalazione descritta è garantita la riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.
b) il canale esterno presso ANAC
Ferma restando la preferenza per il canale interno è prevista la possibilità di effettuare una segnalazione direttamente attraverso ANAC.
I segnalanti possono rivolgersi ad ANAC se, al momento della presentazione della segnalazione, ricorre una delle seguenti condizioni:
- non è prevista, nell’ambito del contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto richiesto dalla legge;
- la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
- la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione potrebbe determinare un rischio di ritorsione;
- la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
c) la divulgazione pubblica
È stata introdotta un’ulteriore modalità di segnalazione, consistente nella divulgazione pubblica.
Con la divulgazione pubblica le informazioni sulle violazioni sono rese di pubblico dominio tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque attraverso mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone.
I segnalanti possono effettuare direttamente una divulgazione pubblica quando:
- la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
- la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
- la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l'autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.
d) la denuncia all’Autorità giudiziaria
Qualora il whistleblower rivesta la qualifica di pubblico ufficiale o di incaricato di pubblico servizio, anche laddove lo stesso abbia effettuato una segnalazione attraverso i canali interni o esterni previsti dalla normativa (vedi precedenti punti a e b), ciò non lo esonera dall’obbligo di denunciare alla competente Autorità giudiziaria i fatti penalmente rilevanti e le ipotesi di danno erariale (Procura della Repubblica ovvero Sezione regionale Corte dei Conti territorialmente competente), in virtù di quanto previsto dal combinato disposto dell’art.331 c.p.p. e degli artt. 361 e 362 c.p.
Si rammenta in ogni caso che l’ambito oggettivo degli artt. 361 e 362 c.p., disponendo l’obbligo di denunciare soltanto reati (procedibili d’ufficio), è più ristretto di quello delle segnalazioni effettuabili dal whistleblower, che può segnalare anche illeciti di altra natura.
Resta fermo che, laddove il dipendente pubblico denunci un reato all’Autorità giudiziaria ai sensi degli artt. 361 o 362 c.p. e poi venga discriminato per via della segnalazione, potrà beneficiare delle tutele previste dalla normativa vigente per le ritorsioni subite.
Le stesse regole sulla tutela della riservatezza e del contenuto delle segnalazioni vanno rispettate dagli uffici delle Autorità giudiziarie cui è sporta la denuncia.
- SEGNALAZIONE TRAMITE LA PIATTAFORMA WHISTLEBLOWING
La piattaforma whistleblowing è accessibile al link https://noventa-vicentina.segnalazioni.net/.
Il processo di segnalazione si svolge secondo le seguenti fasi:
- la segnalazione viene effettuata attraverso la compilazione di un questionario e può essere inviata in forma anonima. Se anonima, verrà presa in carico se è soltanto se adeguatamente circostanziata;
- la segnalazione viene ricevuta dal Segretario comunale in qualità di RPCT e da lui gestita in modo da garantire la segretezza del segnalante;
- al momento dell’invio della segnalazione, il segnalante riceve una password che deve conservare per poter accedere nuovamente alla piattaforma, verificare la risposta dell’RPCT e dialogare rispondendo a eventuali richieste di chiarimenti o approfondimenti;
- la segnalazione può essere fatta da qualsiasi dispositivo digitale (pc, tablet, smartphone) sia dall’interno dell’ente che dal suo esterno. La tutela dell’anonimato è garantita in ogni circostanza.
Per ulteriori informazioni è possibile visionare le FAQ presenti al link https://noventa-vicentina.segnalazioni.net/faq oppure al link https://www.digitalpa.it/suite-software/whistleblowing/caratteristiche.html.
- ATTIVITA’ DI VERIFICA DELLA FONDATEZZA DELLA SEGNALAZIONE
La gestione e la verifica sulla fondatezza delle circostanze esposte nella segnalazione inviata mediante il canale interno sono affidate al Segretario comunale in qualità di RPCT del Comune che vi provvede nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza, effettuando ogni attività ritenuta opportuna.
A tal fine, il RPCT può avvalersi del supporto e della collaborazione delle competenti strutture comunali e, all’occorrenza, di organi di controllo esterni all’Ente.
- FORME DI TUTELA DEL WHISTLEBLOWER
A) Obblighi di riservatezza sull’identità del whistleblower e sottrazione al diritto di accesso della segnalazione
Ad eccezione dei casi in cui sia configurabile una responsabilità a titolo di calunnia e di diffamazione ai sensi delle disposizioni del Codice penale o del Codice civile e delle ipotesi in cui l’anonimato non è opponibile per legge, (es. indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo) l’identità del whistleblower viene protetta in ogni contesto successivo alla segnalazione.
Per quanto concerne, in particolare, l’ambito del procedimento disciplinare, l’identità del segnalante può essere rivelata all’autorità disciplinare e all’incolpato solo nei casi in cui:
- vi sia il consenso espresso del segnalante;
- la contestazione dell’addebito disciplinare risulti fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del segnalante risulti assolutamente indispensabile alla difesa dell’incolpato, sempre che tale circostanza venga da quest’ultimo dedotta e comprovata in sede di audizione o mediante la presentazione di memorie difensive.
B) Divieto di discriminazione nei confronti del whistleblower
Nei confronti del dipendente che effettua una segnalazione ai sensi della presente procedura non è consentita né tollerata alcuna forma di ritorsione o misura discriminatoria, diretta o indiretta, avente effetti sulle condizioni di lavoro per motivi collegati direttamente o indirettamente alla denuncia.
- RESPONSABILITA’ DEL WHISTLEBLOWER
La presente procedura lascia impregiudicata la responsabilità penale e disciplinare del whistleblower nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria ai sensi del Codice penale e dell’art. 2043 del codice civile.
Sono altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso della presente policy, quali le segnalazioni manifestamente opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione dell’istituto oggetto della presente procedura.
- FUNZIONI DI RPCT DEL VICESEGRETARIO COMUNALE
In tutti i casi in cui il Segretario Comunale, in qualità di RCPT, risulti assente dal servizio presso il Comune, la figura che farà le veci del Segretario nel trattamento whistleblowing è rappresentato dal Vice Segretario Comunale che assumerà le temporanee funzioni di RPCT.
Nel caso invece sia il Segretario Comunale la persona oggetto di segnalazione il Vice Segretario svolgerà le funzioni di RCPT nel procedimento in questione.
- CONSERVAZIONE DELLE SEGNALAZIONI
Il periodo di conservazione delle informazioni riguardanti le segnalazioni e tutti i documenti successivamente trattati nel corso del procedimento è determinato dal D. Lgs. 24/2023 ed è pari a 5 anni dal termine del procedimento scaturito dalla segnalazione.
Tutte le informazioni relative al procedimento potranno essere conservate per tempi più lunghi solamente nei casi in cui a richiederlo sia l’Autorità Giudiziaria.
